audit procedure

Prosedur audit ISO pada PT. Layanan Penilaian Terpadu adalah proses terstruktur dan sistematis yang dirancang untuk mengevaluasi kepatuhan organisasi terhadap standar ISO di berbagai skema. Skema tersebut antara lain ISO 9001 (Manajemen Mutu), ISO 14001 (Manajemen Lingkungan), ISO 45001 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja), ISO 27001 (Manajemen Keamanan Informasi), ISO 22000 (Manajemen Keamanan Pangan), ISO 22301 (Manajemen Kontinuitas Bisnis), ISO 13485 (Manajemen Mutu Alat Kesehatan), dan ISO 17025 (Laboratorium Pengujian dan Kalibrasi), antara lain.

Prosedur audit ISO adalah proses sistematis untuk menilai kepatuhan organisasi terhadap standar ISO. Hal ini dilakukan oleh tim auditor yang berkualifikasi. Proses audit biasanya terdiri dari langkah-langkah berikut:

1. Tanda Terima Permohonan

Proses audit ISO dimulai dengan diterimanya permohonan dari organisasi yang mencari sertifikasi. Aplikasi ini biasanya mencakup informasi tentang operasi organisasi, ruang lingkup sertifikasi, dan kesiapannya untuk audit.

2. Tinjauan Dokumen Tahap 1 & Inisialisasi Kunjungan

Pada fase ini, tim audit meninjau dokumentasi yang disediakan oleh organisasi untuk menilai kepatuhannya terhadap standar ISO. Kunjungan awal juga dapat dilakukan untuk memahami proses dan operasi organisasi. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi kesenjangan besar atau ketidaksesuaian yang perlu diatasi sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.

3. Menyelesaikan Tanggal Audit Sertifikasi

Setelah peninjauan awal selesai dan masalah besar apa pun telah diatasi, tanggal audit diselesaikan. Tanggal-tanggal ini biasanya dijadwalkan untuk memastikan gangguan minimal terhadap operasi organisasi.

4. Audit Awal Tahap 2

Ini adalah tahap audit utama di mana auditor mengunjungi organisasi untuk menilai kepatuhannya terhadap standar ISO. Auditor meninjau proses, prosedur, dan catatan untuk memastikan semuanya selaras dengan standar ISO yang relevan. Setiap ketidaksesuaian atau area perbaikan didokumentasikan.

Pada tahap ini, auditor biasanya akan mewawancarai staf, mengamati praktik kerja, dan meninjau dokumentasi. Mereka juga dapat melakukan pengambilan sampel atau pengujian untuk memverifikasi kepatuhan organisasi.

Auditor akan bekerja dengan organisasi untuk mengembangkan rencana tindakan perbaikan untuk mengatasi ketidaksesuaian yang teridentifikasi. Organisasi akan diberikan jangka waktu tertentu untuk melaksanakan tindakan perbaikan.

5. Penutupan Ketidaksesuaian (NCs)

Ketidaksesuaian yang diidentifikasi selama audit Tahap 2 dikomunikasikan kepada organisasi. Organisasi diberikan jangka waktu tertentu untuk mengatasi dan memperbaiki ketidaksesuaian ini.

Organisasi perlu memberikan bukti kepada auditor bahwa tindakan perbaikan telah dilaksanakan secara efektif. Setelah auditor yakin bahwa ketidaksesuaian telah ditutup, mereka akan melanjutkan proses audit.

6. Rekomendasi

Setelah organisasi mengatasi ketidaksesuaian, auditor meninjau tindakan perbaikan yang diambil. Jika organisasi telah berhasil mengatasi seluruh ketidaksesuaian, auditor dapat merekomendasikan sertifikasi.

Auditor akan membuat rekomendasi kepada lembaga sertifikasi berdasarkan temuan mereka. Lembaga sertifikasi kemudian akan meninjau rekomendasi tersebut dan mengambil keputusan apakah akan menerbitkan sertifikasi atau tidak.

7. Masalah Sertifikasi (Sertifikasi Awal)

Setelah rekomendasi diterima oleh lembaga sertifikasi, organisasi tersebut diberikan sertifikasi ISO awal. Sertifikasi ini berlaku untuk jangka waktu tertentu, biasanya tiga tahun.

Setelah organisasi disertifikasi, organisasi tersebut perlu mempertahankan sertifikasinya dengan menjalani audit pengawasan dan audit sertifikasi ulang.

8. Pengawasan 12 Bulan

Selama masa sertifikasi, audit pengawasan dilakukan setidaknya setiap tahun. Audit ini memastikan bahwa organisasi terus mematuhi standar ISO dan mempertahankan prosesnya.

Audit pengawasan biasanya kurang mendalam dibandingkan audit sertifikasi awal. Namun, auditor masih akan meninjau proses dan catatan utama untuk memastikan bahwa organisasi menjaga kepatuhannya.

9. Sertifikasi Ulang

Ketika sertifikasi awal mendekati masa berakhirnya (biasanya setelah tiga tahun), organisasi harus menjalani proses sertifikasi ulang. Proses ini melibatkan audit menyeluruh untuk memastikan kepatuhan berkelanjutan terhadap standar ISO. Jika berhasil, sertifikasi organisasi diperbarui untuk siklus berikutnya.

Audit sertifikasi ulang serupa dengan audit sertifikasi awal. Namun, auditor juga akan meninjau kinerja organisasi sejak audit terakhir untuk memastikan bahwa mereka telah memelihara dan meningkatkan sistem manajemen ISO mereka.

Kesimpulan

Prosedur audit ISO adalah proses yang ketat, namun penting bagi organisasi yang ingin menunjukkan komitmen mereka terhadap manajemen mutu. Dengan berhasil menyelesaikan proses audit ISO, organisasi dapat memperoleh sejumlah manfaat, termasuk:

• Peningkatan kepuasan pelanggan
• Mengurangi biaya
• Peningkatan efisiensi
• Peningkatan reputasi
• Keunggulan kompetitif

Setelah Anda berhasil mendapatkan sertifikasi ISO melalui IAS, Anda dapat memeriksa status sertifikat Anda dengan mengunjungi Halaman Pencarian Sertifikat kami!

Hubungi IAS hari ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang Prosedur Audit ISO atau kunjungi halaman Tanya Jawab Prosedur Audit ISO kami!